Le plan de marketing de mon événement

Qu’est-ce qu’un plan de marketing ?

Le plan de marketing est un document écrit par l’équipe organisatrice de l’événement, recensant toutes les informations permettant de mener à bien l’organisation générale, mais aussi pour assurer que l’événement est viable : sera t-il rentable financièrement ?

Le plan de marketing commence généralement par un pitch du projet où l’équipe organisatrice explique en quelques lignes le projet :

“Le Festival Billetweb aura lieu pendant une journée en mai. Nous souhaitons accueillir 1000 festivaliers. Pour cela, nous comptons proposer une programmation artistique familiale et adaptée à différents types de publics”.

Il est possible même d’aller plus loin en expliquant l’intérêt du projet, les valeurs véhiculées, et même si cet événement serait le premier d’une série plus longue.

Comme pour tout produit, il est également important de définir un public cible, qui sera notre client potentiel, afin de diriger les étapes de communication et de vente dans la bonne direction.

Après cette première réflexion sur notre intention, il est temps d’aller plus loin. Faire un événement, oui, mais pourquoi et comment ?

Objectifs, vision et mission

Ces trois termes sont souvent confondus entre eux, mais n’en restent pas moins complètement différents. Les distinguer permet d’écrire un plan de marketing concret tout en s’assurant de sa viabilité.

Objectifs :

Les objectifs sont effectivement les résultats que l’on souhaite obtenir. Ce sont des phrases courtes et très concrètes. Selon l’idée de l’anglais SMART, ils sont spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et de durée déterminée.

• Nous souhaitons atteindre un pic de fréquentation de 1000 visiteurs lors de l’événement
• Nous souhaitons vendre 300 entrées quatre mois avant le début de l’événement
• Nous souhaitons obtenir 300 followers sur Instagram un mois après l’ouverture du compte, et 400 au moment de l’ouverture de la billetterie.

Mission :

La mission ressemble aux objectifs, mais correspond plutôt à l’idée que l’on se fait de l’événement, de manière moins chiffrée. Il peut s’agir des valeurs que l’on souhaite véhiculer, du message que l’on souhaite faire passer, ou du positionnement que l’on souhaite atteindre par exemple.

• Nous souhaitons créer un événement accessible à tous les budgets, tout en mélangeant les publics afin de créer de la cohésion entre les habitants de la ville
• Le festival met au coeur du projet les artisans locaux, avec une proposition gastronomique principalement locale
• Nous souhaitons transmettre des valeurs éco responsables afin que les festivaliers adoptent les bons gestes même après l’événement.

Vision :

Alors que la mission reprend l’idée générale des organisateurs aujourd’hui et à court terme, la vision voit plutôt à long terme, en imaginant le futur de l’idée

• Nous souhaitons que le festival s’inscrive dans le temps, avec un agrandissement du projet et plus de budget au fil des années
• Cette année sous un format local, nous souhaitons ancrer le festival dans le territoire du département afin d’attirer plus de tourisme dans la ville.

En détaillant correctement ces trois points, les organisateurs démontreront de manière concrète ce qu’ils souhaitent faire et pourront créer les prochaines étapes en s’assurant d’avancer dans la bonne direction, en prenant les bonnes décisions.

Budget et financement

La réussite de l’événement s’appuie notamment sur sa réussite financière. Il est donc important de créer un budget alliant les dépenses et les recettes, sans oublier aucun élément. Quelques éléments non exhaustifs à prendre en compte dans le budget :

• Dépenses :
  • Cachets artistiques (groupes, intervenants…)
  • Location de terrain
  • Frais techniques (scène(s), loges, toilettes sèches…)
  • Électricité
• Recettes
  • Billetterie
  • Boissons et nourriture
  • Partenaires et investissements

En parlant de partenaires et de financement, l’une des plus grandes sources de recettes vient des différents partenaires, qui en échange souvent de visibilité (placement du logo, emplacement sur l’événement ou sur les supports de communication) peuvent s’avérer parfois généreux et permettre la réalisation de l’événement.

À nos tableaux donc, afin que les recettes soient théoriquement plus élevées que les dépenses 😉

Calendrier

Afin de n’oublier aucune des étapes de construction de l’événement, il est important de créer un calendrier, qui comprend les étapes de production mais aussi les éléments de communication.

La meilleure méthode pour assurer le respect des deadlines est de faire un rétroplanning. En clair, il s’agit de partir de l’étape la plus proche du début de l’événement pour revenir à aujourd’hui.

Il est également intéressant, dans le calendrier, de s’assurer de la bonne réalisation des objectifs. Si l’organisateur souhaite par exemple atteindre 1000 followers sur Instagram, pourquoi ne pas intégrer des étapes concernant ce dernier (par exemple : atteindre 900 followers à un mois de l’événement…) ?

Dans un premier temps, créer un tableau avec différentes colonnes (une par rôle, par exemple “communication”, “marketing”, “technique”, “ventes”) est une bonne option. Chaque ligne représentant, évidemment, une date concrète. Ensuite, les Diagrammes de Gantt peuvent aider à suivre la gestion des projets et assurer que chacun des membres de l’organisation.