Qu’est-ce que le Module Partenaire ?
Pourquoi un Module Partenaire ?
Afin de financer leurs projets, beaucoup d’organisateurs font appels à des partenaires qui, en échange de contreparties ou à titre gracieux, investissent dans les événements.
L’une des contreparties les plus souvent proposées sont tout simplement l’accès aux événements. Cependant, parfois jusqu’au dernier moment, l’organisateur n’est pas notifié de la liste des personnes invitées et ne peut éditer d’invitations nominatives.
Nous avons donc créé ce que nous appelons un Module Partenaire. Ce dernier offre un accès unique à chaque partenaire qui pourra éditer lui-même ses propres invitations (sans commission) en quelques clics. Il suffit simplement de s’accorder avec ce dernier sur le nombre d’invitations à fournir, et le tour est joué. Facile, non ?
Comment ça marche ?
Dans un premier temps, il s’agit de savoir qui sont les partenaires. Dans le Module Partenaire, que l’on peut retrouver dans les Options Avancées du Back-Office, l’organisateur peut créer des groupes, chaque groupe représentant un partenaire. En renseignant l’adresse mail de celui-ci, il reçoit un lien le redirigeant vers son accès personnel. Ce lien, valable à vie, peut être édité et modifié autant que nécessaire.
En amont, l’organisateur a configuré l’espace de son partenaire, notamment en définissant le nombre d’entrées qui lui sont allouées ainsi que les tarifs concernés par les invitations. Le partenaire est ainsi complètement autonome, gère lui-même l’intégralité de ses invitations, les édite quand il le souhaite et les envoie lui-même à chaque personne. Dans la Liste des Participants à l’événement, chacun des invités est renseigné, ce qui assure un suivi parfait pour l’organisateur.
Quels sont les avantages du Module Partenaire ?
Il y en a plein ! Commençons déjà par le gain de temps : ce n’est plus à l’organisateur de gérer les invitations des partenaires qui, selon les événements peuvent être très nombreuses.
Prenons l’exemple des artistes en tournée. Très souvent dans les contrats signés entre les artistes et les organisateurs d’événement, l’artiste ou le producteur demande un certain nombre d’invitations. Cette manière permet donc à l’équipe d’éditer elle-même ses propres invitations en fonction des quotas alloués. D’ailleurs, si toutes les invitations ne sont pas utilisées, ce sont d’autant plus d’entrées qui peuvent être vendues, donc une assurance d’avoir un maximum de monde sur les événements.
Un autre avantage concerne la gestion en elle-même : à l’approche de l’événement, l’organisateur peut ressentir une charge de travail conséquente. Avec le module partenaire, il se décharge d’une partie de ce travail. Le partenaire, de son côté, peut renseigner au compte-gouttes ses entrées, et ce jusqu’au dernier moment.
En plus de tout cela, il s'agit là d'un petit geste écologique et pratique : plus besoin d'imprimer d'invitations, la personne invitée pouvant se présenter avec son billet digital sur son téléphone, au même titre que n'importe quel autre participant à l'événement. C'est aussi un moyen de faciliter le contrôle d'accès, la personne au scan des billets n'ayant pas à faire de distinction entre les différents billets.
Le Module Partenaire est donc une autre raison pour passer au bleu Billetweb ;)
