La plupart des événements à récurrence annuelle ont pour objectif de se renouveler l’année suivante. Lorsque l’on regarde derrière nous et que l’on pense aux premières éditions de certains festivals, des années auparavant, nous remarquons que bien des changements ont été effectués. Ces changements sont-ils tous des conséquences des bilans post événement, ou ont-ils été pensés bien en amont ?

 

Commencer petit, pour faire grand

 

La plupart des événements à grande échelle sont le fruit de plusieurs années d’évolution, d’améliorations et d’agrandissements, avec toujours l’objectif d’obtenir une rentabilité financière.

 

Lorsqu’un organisateur pense à son événement, il crée généralement un plan de marketing, lequel lui permet de définir un budget cohérent pour son édition. Deux choses sont à mettre en parallèle : les objectifs de l’événement, et le budget dont il dispose. Il doit s’assurer que son budget est en adéquation avec les projets à réaliser, mais aussi et surtout, s’assurer que le public sera réceptif à sa proposition. Comment le savoir, si le projet n’a encore jamais eu lieu ?

Lors de la création d’une nouvelle proposition logistique événementielle conference, beaucoup de détails sont analysés : concurrence, réception du public, profil du public cible…

 

Si les objectifs sont d’accueillir une grande quantité de participants, il est important de s’assurer de l’intérêt du public. Plusieurs options sont alors envisageables. D’un côté, pourquoi ne pas demander l’avis à la population ? Combien seraient effectivement prêts à débourser pour y participer ? Quel prix seraient-ils prêts à mettre ? Quel genre d’événement souhaiteraient-ils découvrir ?

 

D’un autre côté, pourquoi ne pas créer un “événement-test” à capacité et à budget réduits, avec un fragment de que l’organisateur souhaiterait réellement réaliser, afin de saisir l’engouement réel du public ?

 

Dans les deux cas, remarquons que l’événement réel n’arrive que dans un deuxième temps, c’est-à-dire lorsque la marque est présentée et que l’intérêt du public est confirmé. Ces méthodes sont des moyens également d’adapter le projet en fonction des réussites et des échecs.

 

Le développement de la marque

 

Ce qui permet de s’assurer de la réussite d’un événement, c’est la vision “marketing”, donc commerciale, et la reconnaissance progressive de ce dernier. Un événement doit être vu comme une marque qu’il faut développer progressivement. Regardons par exemple la première édition des Vieilles Charrues de 1992. Seules 1500 personnes étaient présentes. Aujourd’hui, l’événement réunit des centaines de milliers de personnes devant les plus grandes têtes d’affiche internationales.

 

Un organisateur pourrait vouloir créer un événement réunissant 3000 personnes lors de sa première édition. Comment être sûr de remplir les capacités d’accueil ? Déjà, il faut que le message arrive au public potentiel, et donc qu’il soit transmis à grande échelle avec une campagne de communication, laquelle coûte un certain montant. En effet, si 3000 personnes assistent à l’événement, il est probable qu’au moins 30.000 personnes en aient été informées.

 

L’événement test, ou la première édition

 

Nous avons donc compris que pour atteindre une grande échelle, un projet plus modeste a sûrement eu lieu précédemment, permettant de développer la marque et d’obtenir des fonds. Voyons donc l’intérêt et la mise en place de cet événement plus modeste, qui peut être assimilé à une édition “pilote”.

Il s’agit là de réfléchir à l’étape précédant notre grand événement, par exemple à 3000 personnes. En clair, le pilote garde les mêmes valeurs et la lignée artistique de nos objectifs, dans un format réduit dans lequel il est sûr d’attirer assez de monde sans risquer financièrement.

 

Au lieu de réunir, par exemple, 3000 personnes, pourquoi ne pas se mettre en objectif d’en attirer 1000 ? Les dépenses seraient évidemment moindres, car il n’y aurait peut-être pas besoin d’installer une deuxième scène, de louer un espace plus grand, d’installer un troisième bar ou un cinquième food truck.

Avec ce pilote, l’organisateur s’assure de proposer un programme convaincant à un prix accessible, tout en tenant dans son budget. Il peut, au moyen d’un plan SWOT (Réussites, Faiblesses, Opportunités, Menaces), faire un bilan de ses exploits et de ses échecs et donc proposer un nouveau format, potentiellement plus grand.

 

S’il arrive, lors de cette première édition, à attirer 1500 personnes, le pari serait gagné et il serait plus bénéficiaire que prévu. S’il n’attire que 900 personnes, il resterait proche de son objectif et ses pertes financières ne seraient pas aussi importantes que dans le premier cas.

 

Dans tous les cas, après cette première édition, il ressortirait gagnant d’un public presque déjà acquis pour une nouvelle édition. La plupart de ces personnes seraient déjà présentes sur ses réseaux sociaux et auraient déjà une connaissance du projet. Il bénéficierait sûrement de plus de soutien des collectivités et des partenaires, ayant montré qu’il pouvait réussir son projet et qu’il est bénéfique pour le territoire. En résumé, sa marque serait déjà mieux établie.

 

Créer un événement prend du temps, et les objectifs évoluent sans cesse. Grâce aux réussites et aux échecs, les organisateurs peuvent toujours aller plus loin, satisfaire leur public et réaliser leurs rêves. Il ne reste plus qu’à mettre tout ça en place.